Chi presidia cosa e quando: la mappa oraria dei volti, le regole di reperibilità del sabato e come si organizzano le ferie per avere sempre un backup — anche nel cuore dell'estate.
Lunedì–venerdì. Le barre mostrano la presenza di ciascuno. Il colore dice il livello: front-stage (ambra), delivery (verde), amministrazione (azzurro).
Le barre 09–18 si estendono oltre la colonna 17 (chiusura 18:00). La griglia mostra le fasce 08→18.
Apertura. Presenti Simone, Andrea e Carlo (che da L3 copre il tecnico). Front-stage e regia ci sono; il grosso del delivery arriva alle 09. Accettabile: i ticket entrano e Carlo presidia l'urgenza.
Core: tutti presenti. È l'unica finestra in cui c'è l'intera squadra (Francesca inclusa). Qui vanno le cadenze: stand-up delivery alle 09:00, riunioni e decisioni che richiedono più ruoli.
Pieno regime. Tutti tranne Francesca (esce alle 13). Front-stage, delivery e supply operativi. Pranzo gestito a turni per non lasciare buchi sul telefono.
Finestra critica. Il delivery lavora ancora (Renato, Giuseppe, Emanuele, Giacomo, Junior) ma Simone, Andrea e Carlo sono usciti. Senza Gianmarco 09–18, la voce del cliente sparisce proprio quando i tecnici sono operativi. È la ragione numero uno per spostare lo SPOC a 09–18.
Un presidio leggero che copre il weekend senza pesare su nessuno, perché ruota e si compensa subito.
Il principio è uno: i ruoli singoli (una persona sola li copre) sono i punti di rottura. Prima di andare in ferie, ogni ruolo singolo deve avere un sostituto nominato e presente.
| Ruolo | Titolare | Backup designato | Cosa copre il backup |
|---|---|---|---|
| CEO / Front-stage Singolo | Simone | SPOC + Buyer (triage) | Tengono caldo, preparano bozze. Decisioni non-standard aspettano il rientro. |
| CTO / Ref. Tecnico Singolo | Carlo | Giuseppe (L2–3) | Escalation tecnica e standard quotidiano. R&D in pausa. |
| Coord. Operazioni Singolo | Renato | Carlo o Giuseppe | Dispatch, code e SLA. Il backup indossa il cappello Ops a tempo. |
| SPOC Singolo | Gianmarco | vice-SPOC (tecnico empatico) | La voce del cliente e il triage L1. È il backup previsto dalla Regola front-stage. |
| Buyer / Supply Singolo | Andrea | Giacomo (LAB) | Ordini urgenti e negozio. Conosce già magazzino e fornitori. |
| BMA / Amministrazione Singolo | Francesca | Commercialista esterna + Simone | Solo scadenze improrogabili. Il resto si pianifica intorno alle sue ferie. |
| LAB | Giacomo | Junior (parziale) + Andrea | Allestimenti correnti e magazzino. I progetti complessi si spostano. |
| Tecnici delivery | Giuseppe / Emanuele | Si coprono a vicenda | Ruolo ridondante: la copertura è naturale finché non partono insieme. |
Nessun ruolo singolo va in ferie senza un sostituto esplicito, presente e avvisato. Senza backup nominato, le ferie non si approvano.
Se Carlo è in ferie, Giuseppe (suo backup) resta. La coppia ruolo-backup non si svuota mai contemporaneamente.
Simone e Gianmarco non vanno via nello stesso periodo senza un vice-SPOC attivo: il cliente deve sempre trovare una voce.
Tra Carlo e Giuseppe, almeno uno è sempre presente: il delivery non resta mai senza un livello tecnico alto.
Le richieste entro fine maggio per l'estate. Renato tiene il calendario unico e verifica gli incroci prima di approvare.
A parità di richiesta, precede chi ha coperto più reperibilità: è il modo giusto di riconoscere il carico.
Chi parte lascia una nota di consegna al backup: lavori aperti, clienti sensibili, cose da non dimenticare. Mezz'ora che salva giornate.
Da fine luglio a settembre i clienti rallentano e nelle settimane centrali di agosto molti chiudono. La regola d'oro: concentrare le ferie quando i clienti sono chiusi — massimo recupero, minimo impatto — e usare i giorni vuoti per ciò che durante l'anno non si riesce a fare.